Обучение и адаптация — задачи, которые стоят перед HR в любой компании. Онбординг уменьшает текучку и позволяет новичкам быстро включиться в работу. Когда идёт массовый наём, то вводить в курс дела и обучать каждого сотрудника становится сложно. В этот момент стоит задуматься, как лучше оптимизировать процесс онбординга. Если этого не сделать, компания будет нести большие потери в процессе приёма и адаптации новых сотрудников.

Согласно исследованию Bersin (подразделение Deloitte, отвечающее за HR-бенчмаркинг):

  • 4% новых сотрудников покидают компанию после первого же «ужасного», по их словам, дня работы.
  • 22% новых сотрудников покидают компанию в течение первых 45 дней.
  • Потери компании при уходе сотрудника в первый год превышают затраты на его же зарплату в три раза.

Почему возникают проблемы с онбордингом

Как правило, самые частые проблемы в процессе адаптации возникают из-за несогласованной и нерегламентированной работы HR-отдела:

  • Сотрудники HR-отдела не передают менеджерам информацию об ожиданиях и характеристиках кандидата.
  • Отсутствует чёткий пошаговый план проведения онбординга, результат зависит от загруженности конкретного менеджера и его желания провести онбординг.
  • Отсутствует письменное закрепление правил, ценностей, корпоративных стандартов. В результате сотрудникам приходится самим догадываться, что происходит в компании и как правильно действовать в том или ином случае.
  • Регламентируется любое действие, что приводит к огромному количеству неструктурированных документов и описанных правил.

Инструменты автоматизации онбординга

Автоматизация онбординга является одним из способов повысить его эффективность. Зачастую идёт автоматизация сразу всего HR-отдела, иногда она затрагивает несколько отделов или даже всю компанию.

Согласно исследованию Help Desk Institute, в котором приняли участие 363 организации разных сфер и размеров, с 2014 по 2018 год процент компаний, использующих решения для автоматизации работы сервисных отделов, увеличился с 68 до 84%. Из них 58% компаний используют решения для автоматизации работы HR-отдела.

Автоматизация онбординга в HR
Процент компаний, использующих решения для автоматизации работы сервисных отделов. Источник: Help Desk Institute.

Для автоматизации компании часто используют точечные решения:

  1. HR-боты в мессенджерах и онлайн-квесты. В первый день сотрудник получает инструкцию, как пользоваться HR-ботом, и сам проходит через основные этапы онбординга, получая рекомендации и задания от бота.
  2. Сервисы для оценки удовлетворённости. Используются для того, чтобы отслеживать, насколько новому сотруднику комфортно в компании в первые дни работы. Используя только это решение, есть вероятность получить недостоверную информацию об удовлетворённости сотрудников. В некоторых случаях люди чувствуют себя некомфортно, но не готовы об этом сказать.
  3. Рассылка контента. Сотрудник постепенно получает адаптационные материалы, релевантные его роли, на почту. Удобно тем, что нет лишних бумаг, нет передозировки информацией, ведь она поступает постепенно.

Но одно лишь внедрение HR-бота или настройка рассылки писем не сможет решить все проблемы с адаптацией новых сотрудников.

Проблема комплексности онбординга и ESM-системы

Точечных HR-решений недостаточно, потому что онбординг – комплексный процесс, который решает не только задачи HR, но и задачи как минимум следующих подразделений:

  • ИТ-отдела: создание пользователя, наделение его правами, подготовка и выдача компьютера, установка нужных программ, доведение до пользователя инструкций по работе в ИТ-системах.
  • Отдела бухгалтерии: внесение сотрудника в учётную систему, оформление приказа, заполнение трудовой, формирование отчётов для налоговой.
  • Отдела безопасности: определение требуемого уровня прав доступа в различных системах, заведение сотрудника в СКУД, подготовка и выдача пропуска.
  • АХО: выделение рабочего места в офисе, подготовка мебели и розеток, обеспечение сотрудника канцтоварами.

Чтобы такой сервис, как активация нового сотрудника, был качественным и оперативным, требуется слаженная работа множества сервисных подразделений. Автоматизация и контроль процессов таких подразделений в единой системе записи позволят создать все необходимые условия для проведения онбординга. В этом помогают ESM-системы.

ESM-системы позволяют повысить эффективность работы сотрудников за счёт выстраивания прозрачных сквозных бизнес-процессов, в результате:

  • во многих случаях пользователь может самостоятельно решить проблему. В случае когда это невозможно, пользователь знает, куда обратиться, и может отслеживать обновления по своему запросу;
  • поставщик услуги получает удобный инструмент для приоритезации задач и назначения их соответствующим сотрудникам, а также возможность автоматизировать рутинные процессы;
  • владелец услуги может настроить автоматические отчёты, чтобы отслеживать эффективность работы, оптимизировать её и создавать положительный опыт.

Автоматизация онбординга с SimpleOne

SimpleOne — российская ESM-платформа, предлагающая решения для автоматизации ключевых отделов компаний, таких как ИТ (ITSM-система), HR, АХО, юридический сервис и т. д.

На платформе представлены инструменты Low и No Code, которые позволяют адаптировать платформу под нужды своей компании без дополнительных вложений в разработку.

SimpleOne управляет всем процессом приёма и адаптации сотрудников. Вы можете сконцентрироваться на том, чтобы выстроить стратегию адаптации новых сотрудников, а рутинные задачи оставить платформе SimpleOne.

Автоматизация онбординга в HR
Подразделения, участвующие в процессе приема сотрудника на работу

Инструменты аналитики помогают понять, насколько эффективны новые средства адаптации и как на них реагируют участники процесса, какие конкретно аспекты стоит совершенствовать, а какие не нуждаются в доработках.

Платформа даёт возможность использовать интуитивно понятные контрольные списки, управлять задачами и распределять их по нескольким отделам. Также можно выстроить цепочку распространения контента для новых сотрудников, включающую приветственные видеоролики, полезную информацию на основе ролей и многое другое. Когда новый сотрудник появляется в первый день на работе, SimpleOne автоматически предлагает менеджеру по найму активировать учётные данные сотрудника, завершив процесс приёма.

Какие бизнес-задачи можно решить

Платформа SimpleOne помогает решать бизнес-задачи и проблемы в управлении персоналом:

  • Снижает текучку сотрудников за счёт оптимизации процесса онбординга.
  • Оптимизирует затраты на адаптацию сотрудника за счёт автоматизации обучения.
  • Улучшает пользовательский опыт новых сотрудников на старте работы в компании.
  • Даёт возможность принимать решения на основе аналитики: отслеживать вовлечённость, процент прохождения обучения и тестов, степень влияния тех или иных мероприятий на текучку сотрудников.

Заключение

Адаптация — важная часть жизненного цикла сотрудника в компании. Если в первые дни в компании человек чувствует себя комфортно, если ему понятны культура и процессы компании, то он быстрее войдёт в должность и начнёт эффективно работать. Поэтому важно иметь стратегию адаптации, важно оптимизировать этот процесс. Платформа SimpleOne помогает автоматизировать онбординг, повысить его качество и снизить затрачиваемые на него ресурсы.